A szükségállapot ideje alatt a helyi és megyei önkormányzatok kényszerűségből áttértek a világhálós ügyintézésre, ugyanakkor a világjárvány miatt a lakosság is sokkal szívesebben vette igénybe a hivatali ügyintézés online változatát. Az általunk megkérdezett Hargita megyei önkormányzati vezetők beszámolójából az derül ki, hogy városon maradéktalanul bevált az online ügyintézés, a falvakon ugyanakkor településfüggő, hogy mennyire elégedettek vele a községvezetők és a lakosság. Arra voltunk kíváncsiak, hogyan változott a hivatali ügyintézés a járvány következtében.

Jól működött a koronavírus-járvány miatt bevezetett karantén idején az online ügyintézés a csíkszéki polgármesteri hivataloknál. Igaz, több településen csak telefonon, e-mailen és a közösségi oldalon volt lehetőség a hivatalnokokkal való kapcsolattartásra. Ahol különböző online felületeket biztosítottak a lakosságnak, azok többnyire most is jól működnek. Erről számoltak be az általunk megkérdezett elöljárók.

Csíkszék: a papírhalmazok világán túl is van élet 
A járvány miatt elrendelt szükségállapot idején még azokon a településeken is kénytelenek voltak online ügyintézési felületet biztosítani az önkormányzatok, ahol korábban nem, vagy csak részlegesen biztosították ezt a fajta kapcsolattartást a lakossággal. Voltak falvak és városok, ahol korábban csak tesztelték a digitális világ biztosította lehetőségeket, a járvány beköszöntével már élesben használták. A csíkszeredai polgármesteri hivatal egyes osztályainak alkalmazottai is igyekeztek online módon az ügyfelek rendelkezésére állni. Füleki Zoltán, a város alpolgármestere lapunk kérdésre elmondta, jól bevált az online ügyintézési rendszerük.
– Az urbanisztikán, az autóátírásnál, tehát mindenhol jól működött, és nem tapasztaltunk olyan dolgokat, amelyek megnehezítették volna a munkánkat, és az embereknek sem okozott problémát. A kasszát megnyitottuk azok számára, akik nem tudnak vagy semmiféleképpen nem akarnak elektronikus úton fizetni – részletezte az elöljáró.
Azt is megjegyezte, hogy továbbra is lehetséges a hivatalnál az online ügyintézés, és jelenleg folyamatban van egy iratkezelő program beszerzése, amely a jövőben bővíti az online ügyintézési lehetőségek tárházát.
Telefonon intézték 
az ügyeket
Csíkszentsimon polgármesteri hivatalánál többnyire telefonon, e-mailen lehetett ügyeket intézni. Sokan hívták a polgármestert, esetenként a közösségi oldalak biztosította csevegőfelületeken is írtak neki. A legtöbben a külföldön dolgozók érdeklődtek arról, hogy hazatérve milyen szabályok vonatkoznak rájuk. Kozma István, a község vezetője lapunknak kifejtette, hogy a nehézségek ellenére a járvány idején is hatékonyan és gördülékenyen zajlott a hivatali ügyintézés.
– Nehezebben ment az a része, hogy sokan nem tudnak például egy kérést elküldeni e-mailen, főként az idősebb korosztály, nagyon kevés ember rendelkezik e-mail-címmel, aki el tudna küldeni egy iratot szkennelve. Volt olyan is, hogy felhívtak telefonon, és mi kimentünk személyesen a helyszínre – mutatott rá az elöljáró.
Hozzátette: a hivatal részéről továbbra is nyitottak az online ügyfélfogadásra, de meglátása szerint „az emberek is hozzá kell szokjanak és meg kell barátkozzanak ezzel a lehetőséggel.” Kozma István azt is megjegyezte, hogy a szükségállapot idején községükben többen is használták a ghiseu.ro weboldalt az adók és büntetések befizetésére.

Madéfalván is a telefonos ügyintézés bizonyult a leghatékonyabbnak
Facebookon, a község honlapján és telefonon intézhették hivatali ügyeiket a madéfalviak a karantén idején. A legtöbben telefonon, szintén a külföldről való hazautazással kapcsolatosan keresték Csibi Józsefet. A település polgármestere lapunknak elmondta, nem voltak különösebb problémák az ügyintézéssel kapcsolatosan, mindenben igyekeztek a lakosság rendelkezésére állni. Azonban akadtak nehézségek a más intézményekkel való együttműködésben.
– Úgy gondolom, hogy azok az intézmények, amelyek komolyak – például az irányítóhatóság, amely európai uniós pénzekkel foglalkozik – ezekkel egyszerű volt az online ügyintézés, és jól tudtunk haladni. Viszont vannak más olyan intézmények is, főként állami intézmények, amelyekkel ez a fajta kapcsolattartás nehezebben működött – jegyezte meg Csibi József.
Hozzátette: sokak számára érdekes tapasztalat volt az, hogy a papírhalmazok világán túl is van élet.

Udvarhelyszék és az online ügyintézés
Udvarhelyszéken van, ahol megnőtt az „online hajlandóság” a lakosságban, van, ahol egyre szélesebb körben van lehetőség az internetes ügyintézésre, van, ahol jól bevált a szükségállapot idején bevezetett előzetes bejelentkezés, és van, ahol minden maradt a régiben, nem váltottak online-ra a közvetlen kapcsolattartásból. Székelyudvarhely szerencsés volt ebből a szempontból, hiszen már a szükségállapot előtt egyre több területen kiépítette a polgármesteri hivatal az online ügyintézés lehetőségét. Itt igazából nem kényszerűségről, hanem már korábban megfogalmazott célról volt szó, ami éppen a karanténidőszakban kapott lendületet a lakosság részérül – derült ki a Jakab Attila városmenedzserrel folytatott beszélgetésből.
– Gyakorlatilag kész volt a rendszer a majdnem teljes körű online adminisztrációra, csak alacsony volt rá az igény. Viszont a szükségállapot ideje alatt lassan kezdték megtanulni az emberek online intézni a dolgaikat – fogalmazott.
Nagyon bevált az előzetes internetes bejelentkezés „intézménye”, ezt például továbbra is megtartják a lakosságnyilvántartó irodánál, de tulajdonképpen minden olyan osztályon működik az előjegyzés, ahol van közönségszolgálat. Az adó és illetékek osztályon például az autóátírástól az adóügyekig bármi elintézhető online, magánszemélyeknek, cégeknek egyaránt.
– Örvendetes, hogy megnőtt az igény az internet adta lehetőségek iránt. Pozitív az irány, mert sok esetben így megelőzhető a zsúfoltság a hivatalban, irodákban, időt, utat lehet spórolni – összegzett Jakab Attila.
Nagygalambfalva községnek van működő honlapja és Facebook oldala is, amelyen elég gyakran frissül a tartalom, tehát mondhatni működik az online kommunikáció. Gyerkó Levente polgármester szerint ennél több egyelőre nem is kell.
– A szükségállapot ideje alatt is közvetlenül rendeztük dolgainkat a lakossággal, illetve ugyanúgy megoldást találtunk az ő kéréseikre is, akárcsak azelőtt. Nem fogalmazódott meg részükről sem az igény az online adminisztrációra – közölte a településvezető. – Tesszük a dolgunkat normálisan, egyelőre nem is tervezünk ebbe az irányba elmozdulni – fogalmazott Gyerkó.
Farkaslakán is kezd „divatba jönni” az online ügyintézés. A polgármesteri hivatal már korábban bekapcsolódott az e-kormányzat rendszerbe, tehát lehetőség volt például az online adófizetésre, csak nem igazán éltek vele a lakosok. De a szükségállapot ideje alatt 50-70 százalékkal is megnőtt az online rendszert használók száma – tudtuk meg Kovács Lehel polgármestertől.
– Igaz, mi is erősebben népszerűsítettük a lehetőséget, Facebook-oldalunkon, a helyi kábeltévén népszerűsítettük, hogy érdemes kihasználni, mert egyszerűbb, nem időigényes, utat, üzemanyagot lehet így spórolni – emelte ki Farkaslaka polgármestere is.
Ugyanakkor a szükségállapot idején az online kommunikáció minden formáját kihasználták a lakossággal való kapcsolattartásban, és további lépéseket szeretnének tenni az online adminisztráció kiterjesztésének irányába.

Vegyes tapasztalatok Gyergyó­széken
Gyergyószentmiklóson sokan éltek az online ügyintézés lehetőségével eddig is, a szükségállapot idején még többen vették igénybe ezt a lehetőséget. Az önkormányzat web­oldalán oktatóvideót is közzétettek, amely segítséget nyújt a ghiseul.ro oldalon való eligazodásban.
– Mindenképp előnyként kiemelendő, hogy az online ügyintézés alkalmazása által gyorsabb és gördülékenyebb lett a folyamat, ha pedig hátrányról kellene beszélni, akkor azokat az eseteket emelnénk ki, amikor az ügyfél által elküldött dokumentáció hiányosnak bizonyult. Ilyenkor természetesen felvettük vele a kapcsolatot, közölve, hogy mi hiányzik az adott iratcsomóból – mondta el érdeklődésünkre Kertész László, Gyergyószentmiklós Polgármesteri Hivatalának sajtóreferense.
A borszéki önkormányzat is pozitív tapasztalatokat emelt ki, gördülékenyen zajlott az ügyintézés a kijárási korlátozások idején: aki továbbra is online szeretne ügyet intézni, megteheti. Az önkormányzat honlapján nyilvánossá tett bankszámlaszámok által lehetővé válik a virtuális térben történő adófizetés – fejtette ki az önkormányzat álláspontját Rédai Botond szóvivő. Hozzátette: természetesen vannak, akik ragaszkodnak a hagyományos módon történő ügyintézéshez és adófizetéshez, ők a megfelelő óvintézkedéseket betartva, a polgármesteri hivatalban tehetik meg ezt.
A digitálisan aláírt dokumentumokat – eleget téve a törvény általi kötelezettségének – a Borszéki Polgármesteri Hivatal elfogadja eredeti dokumentumként.
Gyergyóalfaluban nem éltek az online ügyintézés lehetőségével a lakók – mondta el kérdésünkre Gáll Szabolcs polgármester. Ez részben annak is tulajdonítható, hogy a szükségállapot ideje alatt meghosszabbították az adófizetések határidejét, így nem érezték fontosnak átváltani egy másik, ismeretlen fizetési módra a lakók. A távlati tervekben az szerepel, hogy a község megújuló honlapján el lehessen érni egy online fizetési módot – tette hozzá az elöljáró.